Roles y permisos en un CRM

Tema: Saas, CRM, Tecnologias de información

Escrito por: Karla Chávez

Controlar el acceso de la información se vuelve una necesidad cuando el equipo de trabajo va creciendo en una organización. Y en cualquier industria  es muy importante mantener  la información segura  y al mismo tiempo disponible de acuerdo a los niveles de responsabilidad y confianza de cada usuario.

equipo trabajando en conjunto

¿Qué es un rol?

Un rol es una configuración de atributos de acceso a un sistema que puede asignarse a los usuarios.

Cada rol se compone de un conjunto de permisos que determinan la  información que puede ver y las modificaciones que tiene permitido hacer.

La importancia de la definición de un rol

El hecho de que cada miembro de la organización tenga un papel bien definido aumenta considerablemente la eficiencia y seguridad de cada individuo para desarrollar su trabajo. 

Cuando un administrador o propietario  edita y/o crea un rol, está delimitando  el alcance de las actividades para cada usuario.

Es importante que cada usuario pueda realizar sus funciones libremente con el rol otorgado, ¡ni más, ni menos!

Tener más actividades no significa mayor productividad

Así como trabajar más horas no le hace más productivo, tener más funcionalidades no hará que las utilidades aumenten; sin embargo lo que sí ha llegado a mejorar el desempeño de los usuarios es la interfaz que estén utilizando, esta debe ser amigable, intuitiva, limpia y clara.

La asignación de roles trae consigo el diseño centrado al usuario, el cual se enfoca en mostrar solamente la información y funciones que necesitan los usuarios para facilitar su trabajo.

Podemos asegurar que la asignación correcta de características o privilegios para cada rol resulta una de las actividades fundamentales a revisar en cualquier crm, de aquí se desprenden dos premisas importantes a evaluar:

  • Seguridad de la información

Los roles incluyen un conjunto de permisos para visualizar y/o editar datos e información de la empresa que debe de mantenerse resguardada bajo cierta jerarquía. 

Digamos que los roles son como puertas en un edificio, todos pueden tener la llave de acceso, pero quizás sólo algunos tienen permitido acceder a ciertos departamentos.

  • Productividad

Está comprobado que tener más iconos o textos en el entorno de trabajo puede generar distracción, incluso en ocasiones cuando el usuario se percata de tener más funcionalidades  llegan a pensar que tienen más actividades a  realizar, generando una situación que afecta directamente la calidad del trabajo en comparativa con alguien que tiene delimitadas sus funcionalidades vS actividades.

Duerme tranquilo sabiendo que tu información esta segura

En Sunwise nos tomamos muy en serio la seguridad de la información, por lo que recientemente hemos implementado una funcionalidad donde el acceso a la interfaz se basa en la definición de roles y permisos, lo que te permitirá administrar y seccionar las operaciones de tu empresa para cada usuario. 

Algunos ejemplos de cómo roles y permisos te permiten mantener segura tu información en Sunwise:

  • Caso CSV Propuesta

Una vez que has creado tu propuesta, generando el csv podrás encontrar y desglosar toda la información que hayas insertado en tu plantilla (tablas, costos, porcentaje de utilidad, etc) y si esta información sólo debe estar al alcance de un determinado grupo de usuarios, bastará validar sus permisos en Roles >Acciones propuestador> CSV propuesta para habilitar o no esta opción.

imagen sunwise descarga de CSV

  • % Descuento máximo

Digamos que en tu empresa hay varias categorías de vendedores. Sunwise te permite asignar el porcentaje de descuento máximo que desees para cada rol. Teniendo la opción de  ocultar visualmente dicho porcentaje hacia otros roles.

Entonces, en Permisos Configuración> Descuento total máximo, tienes la opción de que tus usuarios puedan ver el descuento asignado para cada uno, o simplemente, ocultar toda la sección de permisos.imagen sunwise descuento total maximoAsí como estos ejemplos. hay muchas otras funcionalidades a las que puedes regular su acceso de acuerdo a lo mencionado anteriormente.

No lo olvides, recuerda que la información es poder.

Esperamos haya sido de utilidad este blog :)

 

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